CPV-codes uitgelegd: zo vindt u de juiste codes voor uw bedrijf

Elke aankondiging die op TED wordt gepubliceerd, is geclassificeerd met codes uit de Common Procurement Vocabulary (CPV, de gemeenschappelijke woordenlijst voor overheidsopdrachten), en veel nationale portalen gebruiken dezelfde codes. Ze vormen de meest betrouwbare manier om over landsgrenzen en talen heen te zoeken, omdat dezelfde code in een Duitse en in een Portugese aankondiging hetzelfde betekent. Ze zijn ook onvolmaakt, want aanbestedende diensten kiezen ze met de hand.

Deze gids legt uit hoe CPV-codes werken en hoe u een set samenstelt die de aanbestedingen vindt die u zoekt, zonder dat ze verdwijnen in de ruis.

Wat CPV-codes zijn

De CPV is één classificatie voor alles wat overheden inkopen: werken, leveringen en diensten. Ze is ingesteld bij Verordening (EG) nr. 2195/2002, en de nu gebruikte versie is ingevoerd bij Verordening (EG) nr. 213/2008. De hoofdwoordenlijst telt ongeveer 9.450 codes.

Elke aankondiging heeft één hoofdcode, die de kern van de opdracht beschrijft, en kan aanvullende codes hebben voor andere onderdelen. Ook percelen kunnen eigen codes hebben.

Hoe een code is opgebouwd

Een CPV-code bestaat uit acht cijfers en een controlecijfer, geschreven als 72000000-5. Het controlecijfer dient alleen om de andere cijfers te controleren en heeft geen betekenis. De eerste cijfers bepalen een hiërarchie:

Code	Niveau	Betekenis
72000000-5	Afdeling (eerste 2 cijfers)	IT-diensten: advies, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
72200000-7	Groep (eerste 3 cijfers)	Diensten voor softwareprogrammering en -advies
72260000-5	Klasse (eerste 4 cijfers)	Softwaregerelateerde diensten
72262000-9	Categorie (eerste 5 cijfers)	Diensten voor softwareontwikkeling

De laatste drie cijfers kunnen een categorie nog nauwkeuriger maken. Een zoekhulpmiddel dat lagere niveaus meeneemt, vindt alles onder de afdeling wanneer u zoekt op 72; een zoekopdracht op 72262000 vindt alleen die code, omdat daaronder niets meer staat.

Er is ook een aanvullende woordenlijst: alfanumerieke codes die details toevoegen, zoals materiaal, vorm of doel. Weinig zoekopdrachten hebben die nodig.

Waarom één code nooit genoeg is

Als aanbestedende diensten altijd de meest nauwkeurige code kozen, was zoeken eenvoudig. Dat doen ze niet, om begrijpelijke redenen:

• Brede codes komen vaak voor. Veel aanbestedende diensten kiezen de afdeling (72000000), ook als de opdracht duidelijk om softwareontwikkeling gaat.
• Aangrenzende afdelingen overlappen. Software kan onder diensten (72) vallen of onder softwarepakketten en informatiesystemen (48). Ingenieurswerk voor een gebouw kan onder architecten- en ingenieursdiensten (71) vallen of onder bouwwerkzaamheden (45).
• Gemengde opdrachten worden meestal geclassificeerd naar hun hoofdonderdeel. Een opdracht voor levering en installatie van apparatuur kan als levering, dienst of werk zijn gecodeerd.

Een goede set codes dekt dus uw kernactiviteit nauwkeurig af en voegt de bredere codes toe die aanbestedende diensten ervoor gebruiken.

Een methode om uw codes te kiezen

1. Beschrijf in een of twee zinnen wat u verkoopt, zoals een aanbestedende dienst de aankoop zou omschrijven, niet zoals u uw bedrijf beschrijft.
2. Zoek de afdelingen die daarbij passen. De meeste bedrijven hebben er een tot drie nodig.
3. Ga een of twee niveaus dieper en kies de groepen en klassen die bij uw werk passen. Laat weg wat u niet doet.
4. Voer een zoekopdracht uit met deze codes voor de landen die voor u van belang zijn en lees twintig of dertig resultaten. Onze gids over hoe u Europese overheidsopdrachten vindt beschrijft de zoekroutine.
5. Stel bij. Ontbreken relevante aanbestedingen, bekijk dan hun codes en voeg ze toe. Domineren irrelevante aanbestedingen, vervang dan een brede code door smallere.
6. Evalueer om de paar maanden. Uw gevoel voor de codes die aanbestedende diensten gebruiken, verbetert naarmate u meer aankondigingen leest.

Veelgemaakte fouten

• Alleen de meest nauwkeurige code. U mist dan elke aanbesteding die op een hoger niveau is gecodeerd.
• Alleen de afdeling. Zoeken op heel 72 levert hardwareadvies, gegevensinvoer, helpdiensten en internetdomeinnamen op terwijl u softwareontwikkeling zocht.
• Codes overnemen uit uw inschrijving in het handelsregister. Nationale activiteitencodes (NACE en de nationale varianten) vormen een andere classificatie en komen niet één op één overeen met CPV.
• Aanvullende codes negeren. Sommige zoekhulpmiddelen kijken alleen naar de hoofdcode. Een aanbesteding voor een bouwproject kan uw ingenieursdienst alleen als aanvullende code vermelden.

CPV-codes en trefwoorden samen

Codes vinden het juiste deel van de markt; trefwoorden verfijnen dat. Een zoekopdracht op 71000000 in Duitsland levert architecten-, ingenieurs- en keuringsdiensten van alle soorten op. Met een paar termen die uw specialisme beschrijven, in de taal van de aankondigingen, wordt de lijst werkbaar.

Matchinghulpmiddelen die de hele aankondiging lezen, in plaats van alleen codes en trefwoorden, gaan een stap verder: ze kunnen herkennen dat een aanbesteding die als algemene IT-diensten is gecodeerd in feite een opdracht voor softwareontwikkeling is die bij uw profiel past. Welk hulpmiddel u ook gebruikt, het uitgangspunt blijft gelijk: een heldere beschrijving van wat u verkoopt en een verstandige set codes.