Kody CPV: jak znaleźć właściwe kody dla swojej firmy

Każde ogłoszenie opublikowane w TED jest sklasyfikowane za pomocą kodów ze Wspólnego słownika zamówień (CPV, ang. Common Procurement Vocabulary), a wiele krajowych portali stosuje te same kody. To najbardziej niezawodny sposób wyszukiwania w różnych krajach i językach, ponieważ ten sam kod oznacza to samo w ogłoszeniu niemieckim i portugalskim. Kody są jednak niedoskonałe, ponieważ zamawiający wybierają je ręcznie.

Ten przewodnik wyjaśnia, jak działają kody CPV i jak dobrać zestaw, który znajdzie przetargi, na których Państwu zależy, bez zasypywania Państwa szumem informacyjnym.

Czym są kody CPV

CPV to jedna klasyfikacja wszystkiego, co kupują zamawiający publiczni: robót budowlanych, dostaw i usług. Wprowadziło ją rozporządzenie (WE) nr 2195/2002, a obecnie stosowana wersja została wprowadzona rozporządzeniem (WE) nr 213/2008. Jego główny słownik zawiera około 9450 kodów.

Każde ogłoszenie ma jeden kod główny, opisujący istotę zamówienia, i może mieć kody dodatkowe dla pozostałych elementów. Części zamówienia mogą mieć również własne kody.

Jak zbudowany jest kod

Kod CPV składa się z ośmiu cyfr i cyfry kontrolnej, zapisanych tak: 72000000-5. Cyfra kontrolna służy tylko do weryfikacji pozostałych cyfr i nie niesie żadnego znaczenia. Pierwsze cyfry określają hierarchię:

Kod	Poziom	Znaczenie
72000000-5	Dział (pierwsze 2 cyfry)	Usługi informatyczne: doradztwo, tworzenie oprogramowania, internet i wsparcie
72200000-7	Grupa (pierwsze 3 cyfry)	Usługi programowania i doradztwa w zakresie oprogramowania
72260000-5	Klasa (pierwsze 4 cyfry)	Usługi związane z oprogramowaniem
72262000-9	Kategoria (pierwsze 5 cyfr)	Usługi w zakresie tworzenia oprogramowania

Ostatnie trzy cyfry mogą jeszcze bardziej doprecyzować kategorię. Narzędzie wyszukiwania, które uwzględnia niższe poziomy, po wpisaniu 72 znajdzie wszystko w danym dziale; wyszukiwanie 72262000 znajdzie tylko ten jeden kod, ponieważ poniżej nie ma już niczego.

Istnieje także słownik uzupełniający: kody alfanumeryczne, które dodają szczegóły, takie jak materiał, forma czy przeznaczenie. Niewiele wyszukiwań go wymaga.

Dlaczego jeden kod nigdy nie wystarcza

Gdyby zamawiający zawsze wybierali najbardziej precyzyjny kod, wyszukiwanie byłoby proste. Nie robią tego, z zrozumiałych powodów:

• Szerokie kody są powszechne. Wielu zamawiających wybiera dział (72000000), nawet gdy zamówienie dotyczy wyraźnie tworzenia oprogramowania.
• Sąsiednie działy nakładają się. Oprogramowanie może znaleźć się w usługach (72) lub w pakietach oprogramowania i systemach informatycznych (48). Prace inżynieryjne dla budynku mogą trafić do usług architektonicznych i inżynieryjnych (71) albo do robót budowlanych (45).
• Zamówienia mieszane są zwykle klasyfikowane według części głównej. Zamówienie na dostawę i montaż urządzeń może mieć kod dostawy, usługi lub robót budowlanych.

Dobry zestaw kodów obejmuje więc precyzyjnie Państwa podstawową działalność oraz szersze kody, których zamawiający używają dla niej.

Metoda doboru kodów

1. Opiszcie Państwo w jednym lub dwóch zdaniach, co sprzedają, tak jak opisałby to zamawiający, a nie tak, jak opisują Państwo swoją firmę.
2. Znajdźcie działy, które to obejmują. Większość firm potrzebuje od jednego do trzech.
3. Zejdźcie o jeden lub dwa poziomy niżej i wybierzcie grupy oraz klasy odpowiadające Państwa pracy. Pomińcie te, którymi Państwo się nie zajmują.
4. Uruchomcie wyszukiwanie z tymi kodami dla interesujących Państwa krajów i przeczytajcie dwadzieścia lub trzydzieści wyników. Rutynę wyszukiwania opisuje nasz przewodnik jak znaleźć przetargi w UE.
5. Dostosujcie zestaw. Jeśli brakuje istotnych przetargów, sprawdźcie ich kody i dodajcie je. Jeśli dominują nieistotne przetargi, zastąpcie szeroki kod węższymi.
6. Przeglądajcie zestaw co kilka miesięcy. Orientacja w tym, jakich kodów używają zamawiający, będzie się poprawiać w miarę czytania kolejnych ogłoszeń.

Typowe błędy

• Wyłącznie najbardziej precyzyjny kod. Pominą Państwo każdy przetarg oznaczony kodem wyższego poziomu.
• Wyłącznie dział. Wyszukiwanie w całym dziale 72 przynosi doradztwo sprzętowe, wprowadzanie danych, usługi helpdesku i nazwy domen internetowych, choć chodziło o tworzenie oprogramowania.
• Kopiowanie kodów z wpisu firmy w rejestrze. Krajowe kody działalności (NACE i jego wersje krajowe) to inna klasyfikacja i nie odpowiadają kodom CPV jeden do jednego.
• Ignorowanie kodów dodatkowych. Niektóre narzędzia wyszukiwania uwzględniają tylko kod główny. Przetarg na projekt budowlany może wymieniać Państwa usługę inżynieryjną jedynie jako kod dodatkowy.

Kody CPV i słowa kluczowe razem

Kody wskazują odpowiednią część rynku, a słowa kluczowe ją zawężają. Wyszukiwanie 71000000 w Niemczech zwraca usługi architektoniczne, inżynieryjne i kontrolne wszelkiego rodzaju. Dodanie kilku terminów opisujących Państwa specjalizację, w języku ogłoszeń, sprawi, że lista będzie możliwa do przejrzenia.

Narzędzia dopasowujące, które czytają całe ogłoszenie, a nie tylko kody i słowa kluczowe, idą o krok dalej: potrafią rozpoznać, że przetarg oznaczony kodem ogólnych usług informatycznych jest w rzeczywistości zamówieniem na tworzenie oprogramowania, pasującym do Państwa profilu. Niezależnie od narzędzia punkt wyjścia jest ten sam: jasny opis tego, co Państwo sprzedają, i rozsądny zestaw kodów.