Europese aanbestedingen vinden: een praktische gids voor TED

Aanbestedende diensten in de Europese Unie kopen een groot deel van hun werken, leveringen en diensten via openbare competities, en de grotere opdrachten moeten op één plek worden gepubliceerd. Toegang is niet het probleem. Het lastige is om uit duizenden aankondigingen per week de paar te vinden die bij uw bedrijf passen.

Deze gids behandelt waar aanbestedingen worden gepubliceerd, wat TED bevat, een zoekroutine die werkt en hoe u een aankondiging snel genoeg leest om te beslissen of u er meer tijd in steekt.

Waar Europese overheidsopdrachten worden gepubliceerd

Overheidsopdrachten in de EU kennen een eenvoudige tweedeling.

• Boven de Europese drempelwaarden moeten opdrachten in de hele EU worden bekendgemaakt. Ze worden gepubliceerd op TED (Tenders Electronic Daily), het online supplement bij het Publicatieblad van de Europese Unie.
• Onder de drempelwaarden gelden nationale regels. Kleinere opdrachten worden gepubliceerd op nationale of regionale portalen en veel ervan verschijnen nooit op TED.

Voor 2026 en 2027 gelden de volgende hoofddrempels, exclusief btw: € 5.404.000 voor werken en, voor leveringen en diensten, € 140.000 voor centrale overheden en € 216.000 voor andere aanbestedende diensten, zoals regionale en lokale overheden (Gedelegeerde Verordening (EU) 2025/2152). Nutsbedrijven en sommige bijzondere categorieën diensten hebben eigen drempels. De Europese Commissie herziet de bedragen om de twee jaar.

Voor een bedrijf dat verder kijkt dan de thuismarkt is TED het logische startpunt: één site, één formaat, alle EU-landen, plus de overige landen van de Europese Economische Ruimte en de EU-instellingen.

Wat u op TED vindt

TED is gratis te gebruiken via ted.europa.eu. Er worden verschillende soorten aankondigingen gepubliceerd en het loont om die te kennen.

• Aankondigingen van opdrachten kondigen een aanbesteding aan waaraan u kunt deelnemen. Dit zijn de aankondigingen waar u naar zoekt.
• Vooraankondigingen kondigen een geplande aankoop aan. Ze zijn een vroeg signaal, en een aanbestedende dienst die er een heeft gepubliceerd, kan voor de aanbesteding die volgt een kortere sluitingstermijn hanteren.
• Aankondigingen van gegunde opdrachten vermelden wie heeft gewonnen. Ze zijn nuttig voor onderzoek: wie wint er in uw sector, tegen welke prijs en hoeveel inschrijvingen ontvangen aanbestedende diensten.
• Aankondigingen van wijzigingen (voorheen rectificaties) actualiseren een eerdere aankondiging, vaak met een nieuwe sluitingstermijn of extra documenten.

Sinds 25 oktober 2023 gebruiken alle aankondigingen op TED de eForms-standaard, zodat dezelfde informatie in dezelfde velden staat, ongeacht land of taal.

Wat TED niet bevat, is ook van belang. De meeste opdrachten onder de drempelwaarden staan er niet op. Sinds de Brexit publiceren Britse aanbestedende diensten op de eigen Britse dienst Find a Tender. En de volledige aanbestedingsstukken staan meestal op het e-aanbestedingsplatform van de aanbestedende dienst; TED verwijst ernaar.

Zoeken op TED: een routine die werkt

Alleen zoeken op trefwoord levert veel ruis op. Aankondigingen zijn opgesteld in de 24 officiële EU-talen en aanbestedende diensten omschrijven hetzelfde op uiteenlopende manieren. Een routine die op structuur is gebouwd, werkt beter.

1. Begin met CPV-codes. Elke aankondiging op TED is ingedeeld met codes uit de Common Procurement Vocabulary. Zoek op de codes die beschrijven wat u verkoopt, niet op woorden in de titel. Weet u niet zeker welke codes van toepassing zijn, begin dan met onze CPV-codezoeker of lees CPV-codes uitgelegd.
2. Beperk op land. Kies de landen waar u realistisch gezien kunt leveren, inclusief de taal waarin u zou moeten inschrijven.
3. Kijk alleen naar openstaande aanbestedingen. Filter op aankondigingen van opdrachten met een sluitingstermijn in de toekomst.
4. Voeg trefwoorden als laatste toe, om een nog te brede resultaatset te verkleinen en niet om die op te bouwen.
5. Bewaar de zoekopdracht. U voert hem morgen opnieuw uit.

Houd er rekening mee dat u de codes enkele keren moet bijstellen. Aanbestedende diensten kiezen codes niet consistent, dus sommige relevante aanbestedingen staan onder een bredere of aangrenzende code.

In enkele minuten bepalen of een aanbesteding past

U hoeft een aankondiging niet van begin tot eind te lezen om te beslissen of ze meer tijd verdient. Controleer eerst het volgende:

• De sluitingstermijn. Is die te dichtbij om een serieuze inschrijving voor te bereiden, stop dan hier.
• Wat er wordt ingekocht. Lees de korte beschrijving en de lijst van percelen. Eén perceel kan passen, ook als de hele opdracht dat niet doet.
• De geraamde waarde en looptijd. Vergelijk die met opdrachten die u eerder hebt uitgevoerd.
• Geschiktheidseisen. Minimale omzet, referenties en certificaten behoren tot de meest voorkomende redenen waarom een bedrijf helemaal niet kan inschrijven.
• Taal en plaats van uitvoering. Kunt u de inschrijving opstellen en het werk uitvoeren waar de aanbestedende dienst dat nodig heeft?

Zien de antwoorden er redelijk uit, open dan de aanbestedingsstukken. In onze gids over hoe u een aankondiging van een opdracht leest gaan we elk veld uitgebreider langs.

Wanneer u ook nationale portalen raadpleegt

TED is de juiste plek voor grensoverschrijdend werk, maar er zijn goede redenen om een of twee nationale portalen toe te voegen voor uw thuismarkt of een belangrijk doelland:

• kleinere opdrachten, die vaak makkelijker te winnen zijn en een goede manier om referenties in de publieke sector op te bouwen;
• aanbestedende diensten die vóór een formele aankondiging nationaal vroege marktconsultaties publiceren;
• raamovereenkomsten en dynamische aankoopsystemen die op nationale platforms draaien.

Kies de portalen die voor uw sector van belang zijn, in plaats van ze allemaal te willen volgen.

Er een gewoonte van maken

Elke werkdag verschijnen er nieuwe aankondigingen op TED, en de minimumtermijnen lopen vanaf de dag waarop een aankondiging ter publicatie is verzonden. Een aanbesteding die u een week te laat vindt, heeft al een week voorbereidingstijd verloren. Bedrijven die regelmatig overheidsopdrachten winnen, kijken doorgaans dagelijks, houden een korte lijst bij van aanbestedingen die ze overwegen en beslissen snel welke ze laten vallen.

Welk hulpmiddel u ook gebruikt, de routine blijft dezelfde: een nauwkeurig profiel van wat u verkoopt, een vaste set landen, dagelijks een blik op wat nieuw is en een snelle eerste beslissing over elke aankondiging.