Så hittar du offentliga upphandlingar i EU: praktisk guide till TED

Upphandlande myndigheter i Europeiska unionen köper en stor del av sina byggentreprenader, varor och tjänster genom öppna konkurrensutsättningar, och de större kontrakten måste publiceras på ett och samma ställe. Det svåra är inte tillgången. Det svåra är att hitta de få annonser som passar ditt företag bland tusentals som publiceras varje vecka.

Den här guiden går igenom var upphandlingar publiceras, vad TED innehåller, en sökrutin som fungerar och hur du läser en annons tillräckligt snabbt för att avgöra om den är värd mer tid.

Var offentliga upphandlingar i EU publiceras

Offentlig upphandling i EU följer en enkel uppdelning.

• Över EU:s tröskelvärden måste kontrakten annonseras i hela EU. De publiceras i TED (Tenders Electronic Daily), onlinetillägget till Europeiska unionens officiella tidning.
• Under tröskelvärdena gäller nationella regler. Mindre kontrakt publiceras på nationella eller regionala portaler, och många syns aldrig i TED.

För 2026 och 2027 är de viktigaste tröskelvärdena, exklusive moms, 5 404 000 euro för byggentreprenader samt, för varor och tjänster, 140 000 euro för statliga upphandlande myndigheter och 216 000 euro för andra upphandlande myndigheter, till exempel regionala och lokala myndigheter (delegerad förordning (EU) 2025/2152). Försörjningssektorn och vissa särskilda tjänstekategorier har egna tröskelvärden. Europeiska kommissionen reviderar beloppen vartannat år.

För ett företag som vill se bortom hemmamarknaden är TED den naturliga utgångspunkten: en webbplats, ett format, alla EU-länder samt övriga länder i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet och EU:s institutioner.

Vad du hittar i TED

TED är gratis att använda på ted.europa.eu. Där publiceras flera typer av annonser, och det sparar tid att känna till dem.

• Upphandlingsannonser meddelar en konkurrensutsättning som du kan delta i. Det är dessa du letar efter.
• Förhandsannonser meddelar ett planerat köp. De är en tidig signal, och en upphandlande myndighet som har publicerat en kan sätta en kortare sista anbudsdag i den efterföljande upphandlingen.
• Tilldelningsannonser visar vem som vann. De är användbara för marknadsanalys: vem som vinner i din bransch, till vilket pris och hur många anbud myndigheterna får.
• Ändringsannonser (tidigare rättelser) uppdaterar en tidigare annons, ofta med en ny sista anbudsdag eller extra handlingar.

Sedan den 25 oktober 2023 använder alla annonser som publiceras i TED standarden eForms, så samma information finns i samma fält oavsett land eller språk.

Det är också viktigt att veta vad TED inte innehåller. De flesta kontrakt under tröskelvärdena finns inte där. Sedan Brexit publicerar brittiska upphandlande myndigheter i stället i Storbritanniens egen tjänst Find a Tender. Och de fullständiga upphandlingsdokumenten finns oftast på den upphandlande myndighetens e-upphandlingsplattform; TED länkar dit.

Söka i TED: en rutin som fungerar

Att söka enbart på nyckelord ger mycket brus. Annonserna skrivs på EU:s 24 officiella språk, och upphandlande myndigheter beskriver samma sak på olika sätt. En rutin som bygger på struktur fungerar bättre.

1. Börja med CPV-koder. Varje annons i TED klassificeras med koder från Common Procurement Vocabulary. Sök på de koder som beskriver det du säljer i stället för på ord i rubriken. Om du är osäker på vilka koder som gäller kan du börja med vår CPV-kodsökare eller läsa CPV-koder förklarade.
2. Begränsa per land. Välj de länder där du realistiskt kan leverera, inklusive det språk du skulle behöva lämna anbud på.
3. Titta bara på pågående upphandlingar. Filtrera på upphandlingsannonser med en sista anbudsdag i framtiden.
4. Lägg till nyckelord sist, för att avgränsa ett resultat som fortfarande är för brett, inte för att bygga upp det.
5. Spara sökningen. Du kommer att köra den igen i morgon.

Räkna med att justera koderna några gånger. Upphandlande myndigheter väljer koder inkonsekvent, så vissa relevanta upphandlingar finns under en bredare eller angränsande kod.

Avgör på några minuter om en upphandling passar

Du behöver inte läsa en annons från början till slut för att avgöra om den förtjänar mer tid. Kontrollera först dessa punkter:

• Sista anbudsdag. Om den ligger för nära för att hinna förbereda ett seriöst anbud kan du sluta här.
• Vad som upphandlas. Läs den korta beskrivningen och listan över delkontrakt. Ett delkontrakt kan passa även när hela kontraktet inte gör det.
• Uppskattat värde och löptid. Jämför med kontrakt du har levererat tidigare.
• Kvalificeringskrav. Lägsta omsättning, referenser och certifikat är bland de vanligaste skälen till att ett företag inte alls kan lämna anbud.
• Språk och plats för utförandet. Kan du skriva anbudet, och utföra arbetet, där den upphandlande myndigheten behöver det?

Om svaren ser rimliga ut öppnar du upphandlingsdokumenten. Vår guide om hur du läser en upphandlingsannons går igenom varje fält mer i detalj.

När du även bör titta på nationella portaler

TED är rätt ställe för gränsöverskridande arbete, men det finns goda skäl att lägga till en eller två nationella portaler för hemmamarknaden eller ett viktigt målland:

• mindre kontrakt, som ofta är lättare att vinna och ett bra sätt att bygga referenser inom offentlig sektor;
• upphandlande myndigheter som publicerar tidiga marknadsdialoger nationellt före en formell annons;
• ramavtal och dynamiska inköpssystem som körs på nationella plattformar.

Välj de portaler som är viktiga för din bransch i stället för att försöka bevaka alla.

Gör det till en vana

Nya annonser dyker upp i TED varje arbetsdag, och de minsta tidsfristerna räknas från den dag då en annons sänds in för publicering. En upphandling som du hittar en vecka för sent har redan förlorat en vecka av förberedelsetiden. Företag som regelbundet vinner offentliga kontrakt brukar titta varje dag, ha en kort lista över upphandlingar de överväger och snabbt avgöra vilka de ska släppa.

Oavsett vilket verktyg du använder är rutinen densamma: en tydlig profil över det du säljer, en fast uppsättning länder, en daglig titt på det som är nytt och ett snabbt första beslut om varje annons.