Inschrijven op een aanbesteding in een ander EU-land: wat verandert er

De EU-aanbestedingsregels zijn gebaseerd op gelijke behandeling. Een aanbestedende dienst in Duitsland mag een inschrijving niet afwijzen omdat het bedrijf Pools is, en een Nederlandse aanbestedende dienst mag een kantoor in Nederland niet als voorwaarde voor deelname stellen. Toch schrijven relatief weinig kleine en middelgrote bedrijven in het buitenland in, en de redenen zijn vooral praktisch van aard, niet juridisch.

Deze gids behandelt wat er verandert wanneer u in een ander land inschrijft en hoe u zich daarop voorbereidt.

Wie kan inschrijven

Elke in de EU gevestigde ondernemer kan deelnemen aan een procedure die is gepubliceerd onder de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Op grond van internationale overeenkomsten geldt dit in grote lijnen ook voor bedrijven uit de overige landen van de Europese Economische Ruimte en uit enkele andere landen. U hoeft niet in het land van de aanbestedende dienst geregistreerd te zijn voordat u inschrijft.

Wat de aanbestedende dienst wel mag eisen, is dat u voldoet aan de geschiktheidseisen uit de aankondiging: geschiktheid voor de uitoefening van de beroepsactiviteit (bijvoorbeeld inschrijving in een beroeps- of handelsregister in uw eigen land, of een vergunning wanneer de activiteit gereguleerd is), financiële en economische draagkracht, en technische en beroepsbekwaamheid. Deze eisen zijn voor alle inschrijvers gelijk, ongeacht waar zij vandaan komen.

Taal

De aanbestedende dienst bepaalt in de aankondiging de taal van de procedure, meestal de nationale taal. Houd rekening met drie zaken:

• Het lezen van de stukken. Automatische vertaling volstaat om te beslissen of u inschrijft, maar u kunt er niet op vertrouwen voor de details van technische specificaties en contractvoorwaarden.
• Het schrijven van de inschrijving. De inschrijving moet in de taal van de procedure worden opgesteld, tenzij de stukken andere talen toestaan. Reken op een professionele vertaler of een collega met die moedertaal om de inschrijving na te lezen.
• Vragen aan de aanbestedende dienst. Vragen om opheldering worden doorgaans schriftelijk gesteld op het aanbestedingsplatform, in de taal van de procedure, vóór een vaste datum.

Sommige aanbestedende diensten accepteren onderdelen van een inschrijving, zoals cv's, certificaten of technische documentatie, in het Engels. De aanbestedingsstukken vermelden dat als het zo is; ga er niet zomaar van uit.

Aantonen dat u geschikt bent

In de inschrijvingsfase vragen de meeste aanbestedende diensten om een eigen verklaring in plaats van certificaten: het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). U bevestigt dat er geen uitsluitingsgronden op u van toepassing zijn (bijvoorbeeld onbetaalde belastingen of bepaalde strafrechtelijke veroordelingen) en dat u aan de geschiktheidseisen voldoet. Onze gids over het UEA in gewoon Nederlands legt elk onderdeel uit.

Bewijsstukken worden later opgevraagd, meestal alleen bij de inschrijver aan wie de aanbestedende dienst de opdracht wil gunnen. Voor een buitenlands bedrijf loont voorbereiding hier extra:

• Verzamel uw nationale documenten vooraf: verklaringen over belastingen en sociale zekerheid, een uittreksel uit het handelsregister, verzekeringsbewijzen.
• Controleer welke documenten het land van de aanbestedende dienst verwacht. De dienst e-Certis van de Europese Commissie geeft aan welke certificaten in elk land worden gebruikt en welke als gelijkwaardig worden beschouwd.
• Houd rekening met tijd voor beëdigde vertalingen als die vereist zijn.

Hebt u een lokale vestiging nodig?

Niet om in te schrijven. Als u samen met andere bedrijven inschrijft, mag de aanbestedende dienst niet eisen dat uw combinatie een bepaalde rechtsvorm aanneemt om in te schrijven; dat mag pas nadat de combinatie de opdracht heeft gewonnen, en alleen wanneer dat nodig is voor de uitvoering van de opdracht.

Voor sommige activiteiten zijn voor de start van het werk wel lokale formaliteiten nodig, zoals een nationale vergunning voor beveiligingsdiensten of erkenning van beroepskwalificaties voor architecten en ingenieurs die ontwerpen goedkeuren. De aanbestedingsstukken vermelden dergelijke eisen; lees ze voordat u beslist.

Partners en onderaannemers

Twee mechanismen maken grensoverschrijdend inschrijven een stuk realistischer:

• Een beroep doen op de draagkracht van andere bedrijven. U kunt aan financiële of technische eisen voldoen met behulp van een ander bedrijf, bijvoorbeeld een lokale partner met relevante referenties. U moet aantonen dat de middelen van die partner voor u beschikbaar zijn; de aanbestedende dienst controleert of de partner aan de relevante eisen voldoet en niet is uitgesloten. Als u zich beroept op referenties of gekwalificeerd personeel van een partner, moet die partner het deel van het werk uitvoeren waarop zij betrekking hebben.
• Combinaties en onderaanneming. Samen inschrijven met een lokaal bedrijf levert taalvaardigheid, lokale kennis en referenties op. Een deel van het werk onderaanbesteden is meestal toegestaan, al kunnen aanbestedende diensten vragen om in uw inschrijving te vermelden welk deel u wilt onderaanbesteden en aan wie.

Een goede manier om partners te vinden is kijken wie in uw sector en land al opdrachten wint. Aankondigingen van gegunde opdrachten zijn openbaar.

Praktische details waar men over struikelt

• E-aanbestedingsplatforms. Elk land, en soms elke regio, gebruikt een eigen platform. Registratie kan enkele dagen duren, dus doe dit zodra u een aanbesteding overweegt.
• Elektronische handtekeningen. Sommige platforms vereisen een gekwalificeerde elektronische handtekening. Op grond van de EU-eIDAS-verordening wordt een gekwalificeerde handtekening die in één lidstaat is afgegeven in alle lidstaten als gekwalificeerd erkend, maar controleer ruim vóór de sluitingstermijn of de uwe op het platform werkt.
• Sluitingstermijnen en tijdzones. Sluitingstermijnen gelden in de lokale tijd van de aanbestedende dienst. Upload een dag eerder; platforms kunnen traag worden vlak voor populaire sluitingstermijnen.
• Locatiebezoeken. Bij sommige opdrachten voor werken en facilitaire diensten is vóór de inschrijving een locatiebezoek vereist. Reken de reistijd mee.

Waar te beginnen

Kies een klein aantal landen waar uw aanbod concurrerend is en waarvan u de taal aankunt. Kijk dan naar de cijfers: hoeveel openstaande aanbestedingen er in uw sector zijn en hoeveel bedrijven ze winnen. In onze gegevens van begin oktober 2026 waren er bijvoorbeeld meer dan 2.000 openstaande aanbestedingen voor bouwwerken in Duitsland en bijna 1.000 voor engineering en architectuur, en meer dan 200 verschillende bedrijven wonnen in het voorgaande jaar opdrachten in elk van deze markten.

Begin met één aanbesteding die goed past, leer het platform en de stijl van de stukken kennen en bouw van daaruit verder. De tweede inschrijving in hetzelfde land gaat meestal een stuk sneller dan de eerste.