Het UEA in gewoon Nederlands: wat het Uniform Europees Aanbestedingsdocument vraagt

De meeste aanbestedingen boven de EU-drempelwaarden vragen inschrijvers om het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) in te vullen. Het lijkt bureaucratisch, maar het is bedoeld om inschrijven goedkoper te maken: in plaats van voor elke aanbesteding certificaten te verzamelen, verklaart u dat u aan de eisen voldoet, en meestal hoeft alleen de inschrijver die de opdracht gaat winnen dat te bewijzen.

Deze gids legt uit wat het UEA is, wat elk deel vraagt en hoe u het foutloos invult.

Wat het UEA is

Het UEA is een standaard eigen verklaring, ingevoerd door de Europese aanbestedingsrichtlijn van 2014 (Richtlijn 2014/24/EU, artikel 59). Het formulier is vastgelegd in een EU-verordening (Uitvoeringsverordening (EU) 2016/7) en heeft daardoor in elke lidstaat dezelfde opbouw.

Hiermee bevestigt u dat:

• u niet in een situatie verkeert die u uitsluit van overheidsopdrachten;
• u voldoet aan de geschiktheidseisen die de aanbestedende dienst heeft gesteld;
• u de bewijsstukken zonder vertraging kunt overleggen wanneer daarom wordt gevraagd.

Het UEA wordt uitsluitend elektronisch ingediend. Afhankelijk van het land vult u het in op het e-aanbestedingsplatform van de aanbestedende dienst of in een nationale UEA-dienst, en uploadt u het resultaat bij uw inschrijving. De aanbestedende dienst levert meestal een vooraf ingevuld verzoek aan dat precies laat zien welke vragen van toepassing zijn.

Deel voor deel

Deel I – Informatie over de aanbestedingsprocedure. Wordt ingevuld door de aanbestedende dienst: om welke aanbesteding het gaat. Controleer of de referentie overeenkomt met de aanbesteding waarop u inschrijft.

Deel II – Informatie over de ondernemer. Naam, adres, btw-nummer, contactpersoon en omvang van uw bedrijf (micro-, kleine of middelgrote onderneming). Dit deel vraagt ook:

• of u alleen inschrijft of samen met andere bedrijven;
• of u een beroep doet op de capaciteit van andere bedrijven om aan de criteria te voldoen;
• of u een deel van de opdracht wilt uitbesteden aan onderaannemers.

Elk bedrijf op wiens capaciteit u een beroep doet, vult een eigen, apart UEA in.

Deel III – Uitsluitingsgronden. Een reeks ja/nee-vragen in vier groepen: strafrechtelijke veroordelingen (zoals fraude, corruptie, witwassen of deelname aan een criminele organisatie); niet betaalde belastingen of sociale premies; insolventie, belangenconflicten of ernstige beroepsfouten; en zuiver nationale gronden. Sommige gronden gelden overal; andere hangen af van het nationale recht en van de keuze van de aanbestedende dienst.

Als iets op u van toepassing is, is "ja" antwoorden niet automatisch fataal. U kunt beschrijven welke maatregelen u hebt genomen om aan te tonen dat u weer betrouwbaar bent (vaak self-cleaning genoemd). "Nee" antwoorden terwijl het antwoord "ja" is, is een veel groter probleem.

Deel IV – Geschiktheidseisen. Hier toont u aan dat u voldoet aan de eisen van de aanbestedende dienst: geschiktheid (bijvoorbeeld inschrijving in een beroeps- of handelsregister), economische en financiële draagkracht (omzet, verzekering), technische en beroepsbekwaamheid (referenties, personeel, uitrusting), en kwaliteitsborging of milieubeheernormen zoals ISO 9001 of ISO 14001. Sommige aanbestedende diensten laten u één algemeen antwoord geven dat u aan alle geschiktheidseisen voldoet; andere vragen om details.

Deel V – Beperking van het aantal geschikte kandidaten. Wordt alleen gebruikt bij procedures waarin de aanbestedende dienst een beperkt aantal geschikte kandidaten uitnodigt, zoals een niet-openbare procedure of een mededingingsprocedure met onderhandeling. U toont aan hoe u voldoet aan de objectieve criteria waarmee de aanbestedende dienst daaruit kiest.

Deel VI – Slotverklaringen. U bevestigt dat de informatie juist is en dat u de bewijsstukken zonder vertraging kunt overleggen. Het document wordt vervolgens ondertekend op de manier die het platform voorschrijft.

Eenmaal voorbereiden, vaak hergebruiken

Het grootste deel van het UEA is voor elke aanbesteding hetzelfde. Bewaar een basisversie met:

• bedrijfsgegevens en de personen die bevoegd zijn het bedrijf te vertegenwoordigen;
• de jaaromzet over de laatste drie boekjaren en de omzet in uw kerngebied;
• een lijst met referentieopdrachten met opdrachtgever, waarde, data en een korte beschrijving;
• certificaten en registraties, met nummers en vervaldata;
• uw antwoorden op de uitsluitingsvragen, gecontroleerd door degene die fiscale en juridische zaken beheert.

De meeste UEA-diensten kunnen een ingevuld UEA als bestand exporteren en weer importeren voor de volgende aanbesteding, zodat u alleen de afwijkende delen hoeft aan te passen.

Fouten die tot afwijzing van inschrijvingen leiden

• Ontbrekende delen. Deel IV leeg laten omdat "de documenten het aantonen" kan tot afwijzing van uw inschrijving leiden. Sommige aanbestedende diensten vragen u het alsnog aan te vullen; daar kunt u niet op rekenen.
• Inconsistente cijfers. Omzet of referenties in het UEA die niet overeenkomen met wat u later aantoont.
• Geen UEA voor partners. Elk lid van een combinatie, en elk bedrijf op wiens capaciteit u een beroep doet, heeft een eigen UEA nodig.
• Verkeerde handtekening. Sommige platforms eisen een gekwalificeerde elektronische handtekening van een bevoegde vertegenwoordiger.
• Een verouderd sjabloon gebruiken. Begin altijd met het verzoek dat bij de aanbesteding hoort waarop u inschrijft.

Na de gunning

Vóór de gunning van de opdracht vraagt de aanbestedende dienst de gekozen inschrijver om bewijsstukken: verklaringen over belastingen en sociale zekerheid, een uittreksel uit het handelsregister, jaarrekeningen, referentiebrieven. Ook andere inschrijvers kunnen op elk moment om bewijsstukken worden gevraagd, als dat nodig is voor een goede gang van zaken in de procedure. Wanneer de aanbestedende dienst een document rechtstreeks uit een gratis nationale database kan halen, hoeft u alleen aan te geven waar het te vinden is.

Als u buiten uw eigen land inschrijft, bereid deze documenten dan vroeg voor. De dienst e-Certis van de Europese Commissie toont welke certificaten in elk land worden gebruikt en welke als gelijkwaardig gelden. Dat helpt wanneer een aanbestedende dienst een document vraagt dat in uw land niet onder die naam bestaat. Onze gids over inschrijven op een aanbesteding in een ander EU-land behandelt de rest van wat er verandert.