DUAE pe înțelesul tuturor: ce solicită documentul unic de achiziție european

Majoritatea licitațiilor peste pragurile UE le cer ofertanților să completeze documentul unic de achiziție european, sau DUAE. Pare birocratic, dar există pentru a face ofertarea mai ieftină: în loc să strângeți certificate pentru fiecare licitație, declarați că îndepliniți cerințele, iar de regulă doar ofertantul pe cale să câștige trebuie să le dovedească.

Acest ghid explică ce este DUAE, ce solicită fiecare parte și cum îl completați fără greșeli.

Ce este DUAE

DUAE este o declarație standard pe propria răspundere, introdusă de directiva UE din 2014 privind achizițiile publice (Directiva 2014/24/UE, articolul 59). Formularul este stabilit printr-un regulament al UE (Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2016/7), astfel încât are aceeași structură în fiecare stat membru.

Prin acesta confirmați că:

• nu vă aflați într-o situație de excludere de la contractele de achiziție publică;
• îndepliniți criteriile de calificare și selecție stabilite de autoritatea contractantă;
• puteți prezenta documentele justificative fără întârziere, la cerere.

DUAE se depune exclusiv în format electronic. În funcție de țară, îl completați pe platforma de achiziții electronice a autorității contractante sau într-un serviciu național DUAE și încărcați rezultatul împreună cu oferta. De obicei, autoritatea contractantă furnizează o cerere preconpletată, care arată exact ce întrebări se aplică.

Parte cu parte

Partea I – Informații privind procedura de achiziție. Este completată de autoritatea contractantă: despre ce licitație este vorba. Verificați că referința corespunde licitației la care depuneți oferta.

Partea II – Informații privind operatorul economic. Denumirea companiei, adresa, codul de TVA, persoana de contact și dimensiunea (microîntreprindere, întreprindere mică sau mijlocie). Această parte mai întreabă:

• dacă depuneți oferta singur sau împreună cu alte companii;
• dacă vă bazați pe capacitatea altor companii pentru a îndeplini criteriile;
• dacă intenționați să subcontractați o parte din contract.

Fiecare companie pe a cărei capacitate vă bazați completează propriul DUAE, separat.

Partea III – Motive de excludere. O serie de întrebări cu răspuns da/nu, în patru grupe: condamnări penale (de exemplu fraudă, corupție, spălare de bani sau participarea la o organizație criminală); taxe sau contribuții de asigurări sociale neplătite; insolvență, conflicte de interese sau abateri profesionale grave; și motive strict naționale. Unele motive se aplică peste tot; altele depind de legislația națională și de opțiunea autorității contractante.

Dacă ceva se aplică în cazul dumneavoastră, un răspuns „da” nu este automat fatal. Puteți descrie măsurile luate pentru a demonstra că sunteți din nou fiabil (denumite adesea self-cleaning). Un răspuns „nu” atunci când răspunsul corect este „da” este o problemă mult mai gravă.

Partea IV – Criterii de calificare și selecție. Aici demonstrați că îndepliniți cerințele autorității contractante: capacitatea de exercitare a activității profesionale (de exemplu înregistrarea într-un registru profesional sau comercial), situația economică și financiară (cifră de afaceri, asigurări), capacitatea tehnică și profesională (referințe, personal, echipamente) și standarde de asigurare a calității sau de management de mediu, precum ISO 9001 sau ISO 14001. Unele autorități contractante vă permit să dați un singur răspuns global că îndepliniți toate criteriile de selecție; altele cer detalii.

Partea V – Reducerea numărului de candidați calificați. Se utilizează doar în procedurile în care autoritatea contractantă invită un număr limitat de candidați calificați, cum ar fi licitația restrânsă sau procedura concurențială cu negociere. Arătați cum îndepliniți criteriile obiective pe care autoritatea contractantă le va folosi pentru a-i alege.

Partea VI – Declarații finale. Confirmați că informațiile sunt corecte și că puteți prezenta documentele justificative fără întârziere. Documentul este apoi semnat în modul cerut de platformă.

Pregătiți o dată, refolosiți de mai multe ori

Cea mai mare parte a DUAE este aceeași pentru fiecare licitație. Păstrați o versiune de bază cu:

• datele companiei și persoanele autorizate să o reprezinte;
• cifra de afaceri anuală pentru ultimii trei ani financiari și cifra de afaceri din domeniul principal de activitate;
• o listă de contracte de referință, cu client, valoare, date și o scurtă descriere;
• certificate și înregistrări, cu numere și date de expirare;
• răspunsurile la întrebările privind motivele de excludere, verificate cu persoana care se ocupă de aspectele fiscale și juridice.

Majoritatea serviciilor DUAE pot exporta un DUAE completat sub formă de fișier și îl pot importa din nou pentru următoarea licitație, astfel încât ajustați doar părțile care diferă.

Greșeli care duc la respingerea ofertelor

• Părți lipsă. Lăsarea Părții IV necompletate pe motiv că „documentele o dovedesc” poate duce la respingerea ofertei. Unele autorități contractante vă cer să o completați; nu vă puteți baza pe asta.
• Cifre neconcordante. Cifra de afaceri sau referințele din DUAE nu corespund cu ceea ce dovediți ulterior.
• Lipsa DUAE pentru parteneri. Fiecare membru al asocierii și fiecare companie pe a cărei capacitate vă bazați are nevoie de propriul DUAE.
• Semnătură greșită. Unele platforme cer o semnătură electronică calificată a unui reprezentant autorizat.
• Utilizarea unui model vechi. Porniți întotdeauna de la cererea atașată licitației la care depuneți oferta.

După ce câștigați

Înainte de atribuirea contractului, autoritatea contractantă solicită ofertantului ales documente justificative: certificate fiscale și de asigurări sociale, un extras din registrul comerțului, situații financiare, scrisori de recomandare. Poate solicita aceste documente și altor ofertanți, în orice moment, dacă este necesar pentru buna desfășurare a procedurii. Dacă autoritatea contractantă poate obține un document direct dintr-o bază de date națională gratuită, trebuie doar să indicați unde se găsește.

Dacă depuneți oferte în afara țării dumneavoastră, pregătiți din timp aceste documente. Serviciul e-Certis al Comisiei Europene arată ce certificate se folosesc în fiecare țară și care sunt considerate echivalente, ceea ce ajută atunci când autoritatea contractantă cere un document care nu există sub acea denumire în țara dumneavoastră. Ghidul nostru despre participarea la o licitație într-o altă țară din UE acoperă restul aspectelor care se schimbă.