Die EEE einfach erklärt: Was die Einheitliche Europäische Eigenerklärung abfragt

Bei den meisten Ausschreibungen oberhalb der EU-Schwellenwerte müssen Bieter die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE, englisch: European Single Procurement Document, ESPD) ausfüllen. Sie wirkt bürokratisch, soll aber die Angebotsabgabe günstiger machen: Statt für jede Ausschreibung Nachweise zusammenzutragen, erklären Sie, dass Sie die Anforderungen erfüllen. In der Regel muss nur der Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, die Angaben auch belegen.

Dieser Leitfaden erklärt, was die EEE ist, was die einzelnen Teile abfragen und wie Sie sie fehlerfrei ausfüllen.

Was die EEE ist

Die EEE ist eine standardisierte Eigenerklärung, die mit der EU-Vergaberichtlinie von 2014 eingeführt wurde (Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 59). Ihr Formular ist durch eine EU-Verordnung festgelegt (Durchführungsverordnung (EU) 2016/7) und hat daher in jedem Mitgliedstaat denselben Aufbau.

Mit ihr bestätigen Sie, dass:

• Sie sich nicht in einer Situation befinden, die Sie von öffentlichen Aufträgen ausschließt;
• Sie die Eignungskriterien erfüllen, die der Auftraggeber festgelegt hat;
• Sie auf Anforderung die Nachweise unverzüglich vorlegen können.

Die EEE wird ausschließlich elektronisch eingereicht. Je nach Land füllen Sie sie auf der E-Vergabe-Plattform des Auftraggebers oder in einem nationalen EEE-Dienst aus und laden das Ergebnis mit Ihrem Angebot hoch. Der Auftraggeber stellt meist eine vorausgefüllte Anforderung bereit, aus der genau hervorgeht, welche Fragen zu beantworten sind.

Teil für Teil

Teil I – Angaben zum Vergabeverfahren. Wird vom Auftraggeber ausgefüllt: um welche Ausschreibung es sich handelt. Prüfen Sie, ob die Referenz zu der Ausschreibung passt, auf die Sie bieten.

Teil II – Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer. Name, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ansprechpartner und Größe Ihres Unternehmens (Kleinst-, kleines oder mittleres Unternehmen). Außerdem wird gefragt:

• ob Sie allein oder gemeinsam mit anderen Unternehmen bieten;
• ob Sie sich zur Erfüllung der Kriterien auf die Kapazitäten anderer Unternehmen stützen;
• ob Sie einen Teil des Auftrags an Unterauftragnehmer vergeben wollen.

Jedes Unternehmen, auf dessen Kapazitäten Sie sich stützen, füllt eine eigene, separate EEE aus.

Teil III – Ausschlussgründe. Eine Reihe von Ja/Nein-Fragen in vier Gruppen: strafrechtliche Verurteilungen (etwa wegen Betrugs, Korruption, Geldwäsche oder Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung); nicht gezahlte Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge; Insolvenz, Interessenkonflikte oder schwere berufliche Verfehlungen; sowie rein nationale Ausschlussgründe. Manche Gründe gelten überall, andere hängen vom nationalen Recht und von der Entscheidung des Auftraggebers ab.

Wenn etwas auf Sie zutrifft, ist ein „Ja“ nicht automatisch das Aus. Sie können die Maßnahmen beschreiben, mit denen Sie Ihre Zuverlässigkeit wiederhergestellt haben (oft als Selbstreinigung bezeichnet). Ein „Nein“, wo die Antwort „Ja“ lauten müsste, ist ein weitaus größeres Problem.

Teil IV – Eignungskriterien. Hier belegen Sie, dass Sie die Anforderungen des Auftraggebers erfüllen: Befähigung zur Berufsausübung (zum Beispiel Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister), wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Umsatz, Versicherung), technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Referenzen, Personal, Ausstattung) sowie Qualitätssicherungs- oder Umweltmanagementnormen wie ISO 9001 oder ISO 14001. Manche Auftraggeber lassen eine einzige globale Angabe zu, dass Sie alle Eignungskriterien erfüllen; andere verlangen Einzelangaben.

Teil V – Verringerung der Zahl geeigneter Bewerber. Wird nur in Verfahren verwendet, in denen der Auftraggeber eine begrenzte Zahl geeigneter Bewerber zur Angebotsabgabe auffordert, etwa im nicht offenen Verfahren oder im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Sie zeigen, wie Sie die objektiven Kriterien erfüllen, anhand derer der Auftraggeber die Bewerber auswählt.

Teil VI – Schlusserklärungen. Sie bestätigen, dass die Angaben richtig sind und dass Sie die Nachweise unverzüglich vorlegen können. Anschließend wird das Dokument in der von der Plattform verlangten Form unterzeichnet.

Einmal vorbereiten, oft wiederverwenden

Der größte Teil der EEE ist bei jeder Ausschreibung gleich. Legen Sie eine Mustervorlage an mit:

• Unternehmensdaten und den vertretungsberechtigten Personen;
• Jahresumsatz der letzten drei Geschäftsjahre sowie Umsatz im Haupttätigkeitsbereich;
• einer Liste von Referenzaufträgen mit Auftraggeber, Wert, Zeitraum und Kurzbeschreibung;
• Zertifikaten und Registereinträgen mit Nummern und Ablaufdaten;
• Ihren Antworten auf die Fragen zu den Ausschlussgründen, abgestimmt mit der für Steuern und Recht zuständigen Stelle.

Die meisten EEE-Dienste können eine ausgefüllte EEE als Datei exportieren und für die nächste Ausschreibung wieder importieren, sodass Sie nur die abweichenden Teile anpassen müssen.

Fehler, die zum Ausschluss des Angebots führen

• Fehlende Teile. Teil IV leer zu lassen, weil „die Unterlagen es belegen“, kann zum Ausschluss des Angebots führen. Manche Auftraggeber fordern zur Vervollständigung auf; darauf können Sie sich nicht verlassen.
• Widersprüchliche Angaben. Umsätze oder Referenzen in der EEE, die nicht mit dem übereinstimmen, was Sie später nachweisen.
• Keine EEE für Partner. Jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft und jedes Unternehmen, auf dessen Kapazitäten Sie sich stützen, braucht eine eigene EEE.
• Falsche Signatur. Manche Plattformen verlangen eine qualifizierte elektronische Signatur durch einen Bevollmächtigten.
• Veraltete Vorlage. Gehen Sie immer von der Anforderung aus, die der Ausschreibung beiliegt, auf die Sie bieten.

Nach dem Zuschlag

Vor der Zuschlagserteilung fordert der Auftraggeber vom ausgewählten Bieter die Nachweise an: Bescheinigungen zu Steuern und Sozialversicherung, einen Handelsregisterauszug, Jahresabschlüsse, Referenzschreiben. Er kann sie auch von anderen Bietern jederzeit verlangen, wenn dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Verfahrens erforderlich ist. Kann der Auftraggeber ein Dokument direkt aus einer kostenlosen nationalen Datenbank abrufen, müssen Sie nur angeben, wo es zu finden ist.

Wenn Sie außerhalb Ihres Heimatlandes bieten, bereiten Sie diese Dokumente frühzeitig vor. Der Dienst e-Certis der Europäischen Kommission zeigt, welche Bescheinigungen in den einzelnen Ländern verwendet werden und welche als gleichwertig gelten. Das hilft, wenn ein Auftraggeber ein Dokument verlangt, das in Ihrem Land unter diesem Namen nicht existiert. Alles Weitere, was sich ändert, behandelt unser Leitfaden zum Thema Angebote für Ausschreibungen in einem anderen EU-Land.