Angebot für eine Ausschreibung in einem anderen EU-Land: Was sich ändert

Das EU-Vergaberecht beruht auf dem Grundsatz der Gleichbehandlung. Ein Auftraggeber in Deutschland darf ein Angebot nicht ablehnen, weil das Unternehmen polnisch ist, und ein niederländischer Auftraggeber darf die Teilnahme nicht von einem Büro in den Niederlanden abhängig machen. Dennoch bieten vergleichsweise wenige kleine und mittlere Unternehmen im Ausland an. Die Gründe sind meist praktischer, nicht rechtlicher Natur.

Dieser Leitfaden zeigt, was sich bei einem Angebot in einem anderen Land ändert und wie Sie sich darauf vorbereiten.

Wer kann ein Angebot abgeben

Jedes in der EU niedergelassene Unternehmen (Wirtschaftsteilnehmer) kann an einem Wettbewerb teilnehmen, der nach den EU-Vergaberichtlinien bekannt gemacht wurde. Aufgrund internationaler Abkommen gilt dies im Wesentlichen auch für Unternehmen aus den übrigen Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums und aus einigen weiteren Ländern. Sie müssen nicht im Land des Auftraggebers registriert sein, bevor Sie ein Angebot abgeben.

Der Auftraggeber darf verlangen, dass Sie die in der Bekanntmachung festgelegten Eignungskriterien erfüllen: Befähigung zur Berufsausübung (zum Beispiel die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Ihres Landes oder eine Erlaubnis bei reglementierten Tätigkeiten), wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Diese Kriterien gelten für alle Bieter gleich, unabhängig von ihrer Herkunft.

Sprache

Der Auftraggeber legt die Verfahrenssprache in der Bekanntmachung fest, in der Regel ist es die Landessprache. Planen Sie drei Dinge ein:

• Die Unterlagen lesen. Maschinelle Übersetzung reicht aus, um zu entscheiden, ob Sie anbieten. Auf die Details der technischen Spezifikationen und der Vertragsbedingungen sollten Sie sich damit aber nicht verlassen.
• Das Angebot verfassen. Das Angebot muss in der Verfahrenssprache abgefasst sein, sofern die Vergabeunterlagen keine anderen Sprachen zulassen. Planen Sie Budget für einen professionellen Übersetzer oder eine muttersprachliche Kollegin bzw. einen Kollegen zur Prüfung ein.
• Fragen an den Auftraggeber. Bieterfragen werden normalerweise schriftlich über die Vergabeplattform in der Verfahrenssprache gestellt, und zwar bis zu einem festgelegten Datum.

Manche Auftraggeber akzeptieren Teile eines Angebots, etwa Lebensläufe, Zertifikate oder technische Dokumentation, auf Englisch. Die Vergabeunterlagen weisen darauf hin, wenn das der Fall ist. Gehen Sie nicht einfach davon aus.

Eignung nachweisen

In der Angebotsphase verlangen die meisten Auftraggeber statt Bescheinigungen eine Eigenerklärung: die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE). Darin bestätigen Sie, dass keine Ausschlussgründe vorliegen (zum Beispiel nicht gezahlte Steuern oder bestimmte Straftaten) und dass Sie die Eignungskriterien erfüllen. Unser Leitfaden zur EEE einfach erklärt erläutert jeden Teil.

Nachweise verlangt der Auftraggeber später, in der Regel nur vom Bieter, an den er den Zuschlag erteilen will. Für ein ausländisches Unternehmen zahlt sich hier gute Vorbereitung aus:

• Stellen Sie Ihre nationalen Bescheinigungen im Voraus zusammen: Unbedenklichkeitsbescheinigungen für Steuern und Sozialversicherung, einen Handelsregisterauszug, Versicherungsnachweise.
• Prüfen Sie, welche Dokumente das Land des Auftraggebers erwartet. Der Dienst e-Certis der Europäischen Kommission zeigt, welche Bescheinigungen in welchem Land verwendet werden und welche als gleichwertig gelten.
• Planen Sie Zeit für beglaubigte Übersetzungen ein, falls diese verlangt werden.

Brauchen Sie eine Niederlassung vor Ort?

Für das Angebot nicht. Wenn Sie gemeinsam mit anderen Unternehmen anbieten, darf der Auftraggeber von Ihrer Bietergemeinschaft keine bestimmte Rechtsform für die Angebotsabgabe verlangen. Eine solche darf er erst nach dem Zuschlag an die Gruppe fordern, und nur soweit dies für die Auftragsausführung erforderlich ist.

Manche Tätigkeiten erfordern vor Arbeitsbeginn örtliche Formalitäten, etwa eine nationale Erlaubnis für Sicherheitsdienstleistungen oder die Anerkennung von Berufsqualifikationen für Architekten und Ingenieure, die Planungen freigeben. Die Vergabeunterlagen nennen solche Anforderungen. Lesen Sie sie, bevor Sie sich entscheiden.

Partner und Nachunternehmer

Zwei Instrumente machen grenzüberschreitende Angebote deutlich realistischer:

• Eignungsleihe: Kapazitäten anderer Unternehmen nutzen. Sie können finanzielle oder technische Kriterien mithilfe eines anderen Unternehmens erfüllen, zum Beispiel eines lokalen Partners mit einschlägigen Referenzen. Sie müssen nachweisen, dass Ihnen dessen Ressourcen zur Verfügung stehen. Der Auftraggeber prüft, ob der Partner die einschlägigen Kriterien erfüllt und nicht ausgeschlossen ist. Wenn Sie sich auf Referenzen oder qualifiziertes Personal eines Partners stützen, muss dieser Partner den Teil der Leistung ausführen, auf den sich diese beziehen.
• Bietergemeinschaften und Unterauftragsvergabe. Ein gemeinsames Angebot mit einem lokalen Unternehmen bringt Sprachkenntnisse, Ortskenntnis und Referenzen. Die Vergabe von Teilleistungen an Nachunternehmer ist meist erlaubt. Auftraggeber können jedoch verlangen, dass Sie im Angebot angeben, welchen Teil Sie an wen vergeben wollen.

Partner finden Sie am besten, indem Sie schauen, wer in Ihrer Branche und Ihrem Land bereits Zuschläge erhält. Bekanntmachungen über vergebene Aufträge sind öffentlich.

Praktische Details, über die man stolpert

• E-Vergabe-Plattformen. Jedes Land, manchmal jede Region, nutzt eine eigene Plattform. Die Registrierung kann einige Tage dauern. Erledigen Sie sie daher, sobald Sie eine Ausschreibung in Betracht ziehen.
• Elektronische Signaturen. Einige Plattformen verlangen eine qualifizierte elektronische Signatur. Nach der EU-eIDAS-Verordnung wird eine in einem Mitgliedstaat ausgestellte qualifizierte Signatur in allen anderen als qualifiziert anerkannt. Prüfen Sie aber rechtzeitig vor der Abgabefrist, ob Ihre auf der Plattform funktioniert.
• Abgabefristen und Zeitzonen. Abgabefristen gelten in der Ortszeit des Auftraggebers. Laden Sie einen Tag früher hoch, denn Plattformen können kurz vor beliebten Fristen langsamer werden.
• Ortsbesichtigungen. Bei manchen Bau- und Facility-Aufträgen ist vor der Angebotsabgabe eine Ortsbesichtigung vorgesehen. Kalkulieren Sie die Anreise ein.

Wo Sie anfangen sollten

Wählen Sie wenige Länder, in denen Ihr Angebot wettbewerbsfähig ist und Sie die Sprache beherrschen. Schauen Sie dann auf die Zahlen: Wie viele offene Ausschreibungen gibt es in Ihrer Branche, und wie viele Unternehmen erhalten den Zuschlag? In unseren Daten von Anfang Oktober 2026 gab es zum Beispiel in Deutschland mehr als 2.000 offene Ausschreibungen im Bauwesen und knapp 1.000 im Ingenieurwesen und in der Architektur. In beiden Märkten erhielten im Vorjahr jeweils mehr als 200 verschiedene Unternehmen Aufträge.

Beginnen Sie mit einer gut passenden Ausschreibung, lernen Sie die Plattform und den Stil der Unterlagen kennen und bauen Sie darauf auf. Das zweite Angebot im selben Land geht meist deutlich schneller als das erste.