Przetarg w innym kraju UE: co się zmienia przy składaniu oferty

Unijne przepisy o zamówieniach publicznych opierają się na zasadzie równego traktowania. Zamawiający w Niemczech nie może odrzucić oferty dlatego, że firma jest polska, a zamawiający w Holandii nie może uzależnić udziału w postępowaniu od posiadania biura w Holandii. Mimo to stosunkowo niewiele małych i średnich firm składa oferty za granicą, a powody są głównie praktyczne, nie prawne.

Ten poradnik wyjaśnia, co się zmienia, gdy składają Państwo ofertę w innym kraju, i jak się do tego przygotować.

Kto może złożyć ofertę

Każdy wykonawca z siedzibą w UE może wziąć udział w postępowaniu ogłoszonym na podstawie unijnych dyrektyw o zamówieniach publicznych. Na mocy umów międzynarodowych co do zasady dotyczy to także firm z pozostałych państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz z niektórych innych krajów. Nie muszą Państwo być zarejestrowani w kraju zamawiającego przed złożeniem oferty.

Zamawiający może natomiast wymagać spełnienia warunków udziału w postępowaniu określonych w ogłoszeniu: zdolności do występowania w obrocie gospodarczym (np. wpis do rejestru zawodowego lub handlowego w Państwa kraju albo licencja, gdy działalność jest regulowana), sytuacji ekonomicznej i finansowej oraz zdolności technicznej i zawodowej. Są one takie same dla każdego wykonawcy, niezależnie od kraju pochodzenia.

Język

Język postępowania określa zamawiający w ogłoszeniu i zazwyczaj jest to język krajowy. Należy uwzględnić trzy kwestie:

• Czytanie dokumentów. Tłumaczenie maszynowe wystarcza, by zdecydować, czy składać ofertę, ale nie można na nim polegać w kwestii szczegółów specyfikacji technicznych i warunków umowy.
• Przygotowanie oferty. Oferta musi być sporządzona w języku postępowania, chyba że dokumenty dopuszczają inne języki. Warto zaplanować budżet na tłumacza zawodowego lub weryfikację przez osobę władającą językiem jako ojczystym.
• Pytania do zamawiającego. Pytania o wyjaśnienia zadaje się zwykle pisemnie na platformie zakupowej, w języku postępowania, przed ustalonym terminem.

Niektórzy zamawiający przyjmują część oferty, np. CV, certyfikaty lub dokumentację techniczną, w języku angielskim. Dokumenty zamówienia wskazują to wprost; nie należy tego zakładać.

Wykazanie spełnienia warunków

Na etapie składania ofert większość zamawiających żąda oświadczenia własnego zamiast zaświadczeń: jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ). Potwierdzają w nim Państwo, że nie podlegają wykluczeniu (np. z powodu niezapłaconych podatków lub niektórych wyroków skazujących) i spełniają warunki udziału w postępowaniu. Nasz poradnik JEDZ prostym językiem wyjaśnia każdą jego część.

Dowodów zamawiający zażąda później, zazwyczaj tylko od wykonawcy, któremu zamierza udzielić zamówienia. Dla firmy zagranicznej to moment, w którym przygotowanie się opłaca:

• Zgromadźcie Państwo wcześniej krajowe dokumenty: zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami i składkami na ubezpieczenia społeczne, odpis z rejestru przedsiębiorców, polisy ubezpieczeniowe.
• Sprawdźcie, jakich dokumentów oczekuje kraj zamawiającego. Usługa Komisji Europejskiej e-Certis wskazuje, jakie zaświadczenia są stosowane w poszczególnych krajach i które uznaje się za równoważne.
• Należy zarezerwować czas na tłumaczenia przysięgłe, jeśli są wymagane.

Czy potrzebna jest obecność lokalna?

Aby złożyć ofertę – nie. Jeśli składają Państwo ofertę wspólnie z innymi firmami, zamawiający nie może wymagać od grupy przyjęcia określonej formy prawnej na etapie składania oferty; może jej zażądać dopiero po wyborze oferty grupy i tylko wtedy, gdy jest to konieczne do wykonania zamówienia.

Niektóre rodzaje działalności wymagają lokalnych formalności przed rozpoczęciem prac, np. krajowej licencji na usługi ochrony czy uznania kwalifikacji zawodowych architektów i inżynierów zatwierdzających projekty. Takie wymagania podają dokumenty zamówienia (SWZ); warto je przeczytać przed podjęciem decyzji.

Partnerzy i podwykonawcy

Dwa mechanizmy sprawiają, że oferty transgraniczne są znacznie bardziej realne:

• Poleganie na zasobach innych podmiotów. Warunki finansowe lub techniczne można spełnić z pomocą innego podmiotu, np. lokalnego partnera z odpowiednimi referencjami. Należy wykazać, że jego zasoby będą Państwu udostępnione, a zamawiający sprawdza, czy partner spełnia odpowiednie warunki i nie podlega wykluczeniu. Jeśli polegają Państwo na referencjach lub wykwalifikowanym personelu partnera, musi on wykonać tę część prac, której one dotyczą.
• Konsorcja i podwykonawstwo. Wspólna oferta z lokalną firmą zapewnia znajomość języka i lokalnych realiów oraz referencje. Podzlecenie części prac jest zwykle dozwolone, choć zamawiający mogą żądać wskazania w ofercie, jaką część zamierzają Państwo powierzyć podwykonawcom i którym.

Dobrym sposobem na znalezienie partnerów jest sprawdzenie, kto już wygrywa w Państwa branży i kraju. Ogłoszenia o udzieleniu zamówienia są publiczne.

Szczegóły praktyczne, które zaskakują

• Platformy e-zamówień. Każdy kraj, a czasem każdy region, korzysta z własnej platformy. Rejestracja może potrwać kilka dni, więc najlepiej zrobić to, gdy tylko rozważają Państwo dany przetarg.
• Podpisy elektroniczne. Niektóre platformy wymagają kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS kwalifikowany podpis wydany w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany we wszystkich pozostałych, ale należy sprawdzić, czy Państwa podpis działa na danej platformie, na długo przed terminem składania ofert.
• Terminy i strefy czasowe. Terminy podawane są według czasu lokalnego zamawiającego. Ofertę warto załadować dzień wcześniej; platformy bywają przeciążone tuż przed popularnymi terminami.
• Wizje lokalne. Niektóre zamówienia na roboty budowlane i obsługę obiektów wymagają wizji lokalnej przed złożeniem oferty. Trzeba uwzględnić podróż.

Od czego zacząć

Warto wybrać niewielką liczbę krajów, w których Państwa oferta jest konkurencyjna i w których poradzą sobie Państwo z językiem. Następnie należy przyjrzeć się liczbom: ile jest otwartych przetargów w Państwa branży i ile firm je wygrywa. W naszych danych z początku października 2026 r. było na przykład ponad 2000 otwartych przetargów budowlanych w Niemczech i blisko 1000 w inżynierii i architekturze, a w każdym z tych rynków zamówienia wygrało w ciągu poprzedniego roku ponad 200 różnych firm.

Proszę zacząć od jednego dobrze dopasowanego przetargu, poznać platformę i styl dokumentów, a potem rozwijać działalność. Druga oferta w tym samym kraju jest zwykle znacznie szybsza niż pierwsza.